O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, foi instituído pelo Decreto nº 8.373/2014 com o objetivo de padronizar e unificar a forma pela qual as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas são repassadas aos órgãos competentes.
O eSocial entrou em vigor em janeiro de 2018, inicialmente para as empresas que faturaram mais de R$78 milhões no ano de 2016 e, a partir 1º de julho de 2018, para as demais empresas.
Antes da existência do eSocial, as empresas cumpriam suas obrigações através da entrega de diversas declarações como, por exemplo, a entrega mensal da GFIP, que contém as informações para o recolhimento do FGTS e INSS, e a RAIS anual, que é utilizada, dentre outras finalidades, para identificar o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.
Todo esse processo de envio de declarações, além de dispender elevado tempo de trabalho, resultava também em um grande número de inconsistências.
Visando sanar todos esses problemas e acabar com a pluralidade de informações, o eSocial criou um mecanismo onde as informações serão declaradas uma única vez e armazenadas em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais, além da própria apuração dos tributos e da contribuição para o FGTS.
Por se tratar de uma novidade, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre o cumprimento das normas previstas para o eSocial. O que se deve ter em mente, porém, é que “…não se trata de uma nova obrigação tributária acessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Com isso, ele não altera as legislações específicas de cada área, mas apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las”, conforme explica o próprio Manual de Orientação do eSocial – MOS.
Independentemente das mudanças que a legislação venha sofrer, o eSocial apresenta-se como uma das muitas ferramentas criadas pelos órgãos competentes para que o contribuinte comprove o cumprimento de suas obrigações.
Esta é a grande questão! A pergunta pertinente a todas as empresas é: “Será que estamos aptos a enviar as informações de acordo com o previsto na legislação”?
Para que a empresa tenha sucesso no envio dos eventos, além de estarem compatíveis com as regras de validação do leiaute, é necessário garantir que as informações enviadas estejam consistentes.
Quando os dados são transmitidos pelo eSocial, eles não passam por uma etapa de validação, ou seja, não haverá um Programa Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA) para auxiliar as empresas na identificação de inconsistências. Portanto, as informações não serão validadas antes da transmissão. É aí que mora o perigo!
É necessário estar atento à legislação, garantir a qualidade das informações, e estar sempre com os dados dos funcionários atualizados.
Um dos primeiros procedimentos implantados pelo eSocial foi a qualificação cadastral, visando garantir a correta prestação de informações dos funcionários, confrontando as informações chave nas bases do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS).
Como já citamos, é importante cumprir os prazos estabelecidos na legislação como, por exemplo, a admissão de funcionário.
No eSocial, as informações da admissão deverão ser enviadas até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, através do evento S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador. A ausência de envio desta informação acarretará à empresa uma multa no valor de R$3.000,00 por empregado não declarado, acrescido de igual valor em caso de reincidência, conforme prevê o Art. 47 da CLT.
Outro bom exemplo é o exame médico de retorno. Quantas vezes a empresa se esquece de pedir o exame para o funcionário que retornou do afastamento?
Conforme a NR 7, o exame médico de retorno ao trabalho deverá ser realizado obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho, quando o trabalhador ficar ausente por período igual ou superior a 30 (trinta) dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto.
Como é possível perceber, as informações transitam em tempo real, e a empresa, por sua vez, aumenta substancialmente o risco de notificações pelo não cumprimento da legislação.
Em outras palavras, podemos dizer que as autoridades fiscais não precisarão mais “visitar” as empresas, pois já estarão “morando” dentro delas, aplicando uma fiscalização constante e on-line.
Por fim, para atender essa nova obrigação e melhorar a performance da empresa, será necessário criar e reestruturar processos que facilitem o fluxo das informações, para que estas sejam prestadas no prazo e com confiabilidade incontestável.
Pâmela Perez Malfatti
Consultoria Trabalhista e Previdenciária
