Por Marcelo Bueno
Especialista em Gente & Gestão
Athros Auditoria e Consultoria
Março de 2023
A falha na comunicação pode ter um impacto significativo nas empresas, afetando tanto a eficácia quanto a eficiência de suas operações. Podemos listar cinco grandes impactos negativos da falha na comunicação. São eles:
- Perda de Produtividade: quando a comunicação é ineficaz as equipes podem não ter clareza sobre os seus papéis e responsabilidades, e isso pode levar a conflitos internos, atrasos e erros.
- Conflitos Interpessoais: a falta de comunicação clara e efetiva pode gerar conflitos e mal-entendidos, especialmente entre colaboradores que trabalham juntos em projetos ou tarefas.
- Clientes Insatisfeitos: quando a comunicação é falha, é possível que as expectativas dos clientes não sejam atendidas, o que pode afetar negativamente a reputação da empresa.
- Atrasos nos Projetos: a falta de comunicação pode levar a atrasos em projetos, uma vez que as informações importantes podem não ser compartilhadas ou distribuídas em tempo hábil.
- Perda de Oportunidades de Negócio: a comunicação inadequada também pode resultar na perda de oportunidades de negócio, uma vez que as informações relevantes podem não ser compartilhadas com os indivíduos apropriados.
Tendo o olhar para esses impactos – que sempre ocorreram nas organizações -, precisamos nos posicionar nesse novo momento do trabalho híbrido, que combina o presencial com o remoto. Uma vez que pode trazer muitos benefícios, como maior flexibilidade e eficiência, mas também pode gerar alguns desafios em relação à comunicação, que já era muitas vezes deficiente no ambiente corporativo 100% presencial.
Alguns dos desafios de comunicação que surgiram com o trabalho híbrido incluem:
- Dificuldade em estabelecer uma comunicação clara: como as equipes estão espalhadas geograficamente e não se encontram pessoalmente com frequência, pode ser difícil estabelecer uma comunicação clara e eficaz. Isso pode levar a mal-entendidos, erros e conflitos.
- Falta de interação social: a interação social é uma parte importante da comunicação no local de trabalho e ajuda a construir relacionamentos fortes e a desenvolver confiança entre os membros da equipe. No trabalho híbrido, a falta de interação social pode levar a uma diminuição da coesão e do senso de equipe.
- Dificuldades em manter todos informados: quando uma parte da equipe trabalha remotamente, pode ser fácil esquecer de mantê-la informada sobre os desenvolvimentos importantes, como reuniões, atualizações de projetos, novos clientes, entre outros. Isso pode levar a atrasos e erros na execução do trabalho.
- Sobrecarga de comunicação: com o trabalho híbrido, a comunicação pode ser excessiva ou insuficiente, o que pode levar à sobrecarga ou à falta de informações. Quando a comunicação é excessiva, os colaboradores podem perder muito tempo lendo e-mails, mensagens instantâneas e outras comunicações, o que pode prejudicar a produtividade. Por outro lado, quando a comunicação é insuficiente, os colaboradores podem não ter as informações necessárias para realizar suas tarefas com eficiência.
Existem várias boas práticas que as empresas podem adotar para garantir uma melhor comunicação no sistema híbrido. Algumas delas incluem:
- Estabelecer protocolos claros de comunicação: é importante definir protocolos claros de comunicação que expliquem como as equipes devem se comunicar, qual canal usar para determinados tipos de mensagens, qual a frequência de reuniões e atualizações, entre outros. Isso pode ajudar a garantir que todas as informações importantes sejam compartilhadas de maneira clara e eficaz.
- Utilizar ferramentas de comunicação adequadas: existem diversas ferramentas de comunicação disponíveis, como e-mail, mensagens instantâneas, videoconferência, entre outras. É importante selecionar as ferramentas adequadas para cada tipo de comunicação e certificar-se de que todos os membros da equipe saibam usá-las.
- Estabelecer horários de trabalho claros: em um sistema híbrido, pode ser difícil estabelecer limites claros entre trabalho e vida pessoal. Por isso, é importante estabelecer horários de trabalho claros e respeitar esses limites para que os colaboradores possam se desconectar do trabalho e descansar adequadamente.
- Promover a interação social: para manter o senso de equipe e promover a coesão entre os membros, é importante promover a interação social. Isso pode ser feito por meio de happy hours virtuais, jogos online, encontros virtuais informais, entre outros.
- Garantir que todos tenham acesso à mesma informação: é importante garantir que todos os membros da equipe tenham acesso às mesmas informações, independentemente de onde estejam trabalhando. Isso pode ser feito por meio de reuniões virtuais regulares, compartilhamento de documentos e informações por meio de ferramentas de colaboração online, entre outros.
- Dar feedback regular: é importante dar feedback regular aos membros da equipe para que eles saibam como estão desempenhando suas tarefas e como podem melhorar. Isso pode ser feito por meio de reuniões virtuais individuais ou em grupo, ou por meio de plataformas de feedback online.
Essas são apenas algumas das boas práticas que as empresas podem adotar para melhorar a comunicação no sistema híbrido. É importante que as empresas adaptem suas estratégias de comunicação de acordo com as necessidades de suas equipes e do tipo de trabalho que realizam.
Uma cultura de comunicação aberta e eficaz, que define protocolos claros de comunicação e incentiva o compartilhamento de informações de maneira regular e consistente, promovendo a interação social entre os membros da equipe, independentemente de sua localização geográfica, traz um amadurecimento em seus profissionais no que se refere à comunicação.
