Juliano Morais
Sócio Gerente de Auditoria
Athros Auditoria e Consultoria + SFAI
Os journal entries, conhecidos no Brasil como lançamentos contábeis, representam a escrituração dos lançamentos contábeis que servirão de base para a elaboração das demonstrações contábeis. Cada lançamento efetuado, seja ele manual ou automático, registra um evento contábil que impacta diretamente no ativo, passivo, patrimônio líquido ou no resultado da Companhia, devendo este ser efetuado em conformidade com os pronunciamentos contábeis vigentes (CPCs) e com as normas brasileiras de contabilidade.
O objetivo cerne dos lançamentos contábeis é refletir a realidade econômica e financeira das operações tal como elas são, sobretudo em sua essência, assegurando que ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas, custos e despesas estejam adequadamente mensurados e apresentados. Isso atende simultaneamente a finalidade societária, ao cumprimento de obrigações tributárias e regulatórias, e ao fornecimento de informações confiáveis para a tomada de decisão por administradores, investidores, credores e demais stakeholders.
No entanto, os riscos inerentes aos journal entries são relevantes e merecem atenção especial. Entre eles, destaca-se o risco de fraude pela superação de controles pela administração (management override). Também há riscos de erros significativos, seja por registros em contas contábeis inadequadas, omissão de eventos ou ausência de documentação suporte. Outro ponto crítico é a fragilidade de controles internos, quando inexistem fluxos claros de aprovação, segregação de funções e revisões independentes. Importante destacar também a existência de riscos tecnológicos em sistemas integrados (“ERP”) decorrente de acessos indevidos, fragilidade no desenho dos processos e sua não automatização, são exemplos de fragilidade que acarretam vulnerabilidades que podem comprometer a confiabilidade da preparação das demonstrações contábeis e qualquer reporte financeiro.
Tais riscos e dificuldades envolvidas, impactam não apenas as companhias abertas que estão sujeitas à fiscalização e atendimentos dos normativos emitidos pela CVM, mas também a todos os demais tipos e portes de empresas. Mesmo as pequenas e médias empresas, embora em menor escala, não estão isentas da correta escrituração contábil, pois ela é requisito e será a base para: (i) preparação das demonstrações contábeis; (ii) preparação de análises para tomada de decisão; e (ii) para a preparação das obrigações tributárias principais e acessórias, ou seja, em suma, é razoável dizer que a adequada escrituração contábil em conjunto com outros elementos, é a base para a própria sustentabilidade dos negócios.
As boas práticas de mercado relacionadas à governança corporativa, compliance e controles internos indicam algumas medidas essenciais a serem seguidas. Em primeiro lugar, deve haver políticas formais claras e objetivas de registro e aprovação de lançamentos contábeis, definindo responsáveis, fluxos de trabalho e critérios mínimos de documentação. Em segundo, é fundamental compreender o ambiente de tecnologia e sistemas utilizados, distinguindo lançamentos contábeis manuais de automáticos, garantindo a segregação de acessos e a existência de audit trails, permitindo assim que revisores e auditores, por exemplo, possam averiguar a qualquer momento o lastro de qualquer lançamento efetuado. Outro ponto que merece destaque é a avaliação de risco específico acerca de lançamentos atípicos, em contas pouco usuais, de valores arredondados ou realizados próximos ao fechamento do período, de finais de semana, feriados, em horários não habituais, devem ser identificados e submetidos a uma avaliação cética.
Além disso, é imprescindível que todos os lançamentos estejam suportados por documentação robusta, como, por exemplo, contratos devidamente assinados pelas partes, notas fiscais, relatórios, medição de serviços e/ou evidências de que os serviços foram prestados ou itens entregues, relatórios de conciliação ou outros elementos que assegurem sua legitimidade. A documentação deve incluir ainda registros de quem preparou, aprovou e revisou o lançamento, fortalecendo a rastreabilidade e o ambiente de governança. Complementarmente recomenda-se que as Companhias forneçam a seus colaboradores e a terceiros inseridos em seu dia-dia, treinamentos periódicos para as equipes contábil e financeira, objetivando manter alinhamento com as atualizações normativas, e processos estabelecidos.
Não obstante, é justo dizer que a forma como uma Companhia trata seus lançamentos contábeis transcende a técnica, ou seja, trata-se de um reflexo da cultura organizacional e de como a alta administração lida com o assunto (“tone at the top”). Companhias que priorizam controles internos consistentes, que promovem transparência e que adotam postura preventiva em relação a riscos demonstram ao mercado seu compromisso com a integridade e a sustentabilidade. No Brasil, onde os escândalos contábeis recentes reforçaram a necessidade de maior rigor na governança, o fortalecimento dos processos de journal entries é uma medida que protege não apenas os números, mas também a reputação corporativa e em certos casos a própria continuidade dos negócios.
É mister dizer que os lançamentos contábeis não devem ser tratados como uma mera rotina operacional. Eles constituem o alicerce da confiabilidade dos demonstrativos contábeis e financeiros, são ponto sensível de risco de fraude e erro, e exigem controles, tecnologia e governança de alto nível. A maturidade nesse processo é o que diferencia organizações que apenas cumprem a lei daquelas que se consolidam como referência em ética, governança e competitividade no mercado.
Por fim, é justo numa reflexão objetiva afirmar que não restam dúvidas sobre a importância do tema acima. Entretanto, se levarmos em conta os custos para implementação e manutenção de uma estrutura capacitada com um time de auditoria interna, profissionais com expertise em compliance e governança corporativa e que permita que as Companhias atuem na revisão imparcial de seus processos e averiguação dos aspectos acima, não é dos mais baratos, sobretudo, num ambiente onde a concorrência é feroz, está em constante mutação e em muitos dos casos as Companhias contam com margem de lucro onde não a espaço para erros. Nesses casos, é possível que as Companhias, independentemente de sua estrutura e porte, contem com o apoio de firmas de auditoria que possuem conhecimento aprofundado no tema, experiência vivida na prática, processos e ferramentas que permitam por meio de procedimentos de auditoria a realização de testes por meio de amostras sobre lançamentos contábeis efetuados, para mitigar seus riscos. A Athros Sfai Auditores Independentes, certamente é uma alternativa que poderá lhe apoiar no assunto. Nos procure e saiba como podemos lhe auxiliar.
