Por Daniel Cristofi
Sócio Supervisor da Consultoria Trabalhista e Previdenciária
Athros Auditoria e Consultoria + SFAI
Dezembro 2023
Historicamente, os processos trabalhistas em que as empresas eram condenadas deviam ser informados em GFIP específica, com o objetivo de declarar eventuais recolhimentos de INSS e FGTS decorrentes das ações.
A partir de primeiro de outubro de 2023 todos os processos trabalhistas transitados em julgado passaram a ser declarados no eSocial. Isso quer dizer que as sentenças liquidadas a partir dessa data devem ser informadas ao governo através da plataforma digital
Na prática, se uma reclamação trabalhista transitou em julgado a partir dessa data, a empresa deverá informar o processo no evento S-2500 – Processos Trabalhistas do eSocial até o dia 15 do mês subsequente ao da sentença, bem como enviar o evento S-2501 até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento da ação ou de cada parcela dessa.
O recolhimento do INSS decorrente dessa ação deverá ser feito em DARF numerado gerado pelo próprio eSocial, e não mais pela GPS gerada pela GFIP. O FGTS ainda deverá ser declarado em GFIP e recolhido em GRF, visto que o FGTS Digital ainda não está em vigor.
Caso a sentença judicial transite em julgado até o dia 30 de setembro de 2023, eventuais valores previdenciários deverão ser declarados em GFIP e recolhidos em GPS.
As sentenças judiciais não têm data para ser publicadas, ou seja, podem ocorrer até o último dia do mês. Algumas vezes, os juízes determinam prazos ou obrigações que divergem da legislação, com prazos mais curtos. Isso posto, é importante que o processo de lançamento no eSocial seja iniciado assim que a empresa tomar conhecimento, e não aguardar o prazo limite para tomar essa decisão, uma vez que os processos são diferentes uns dos outros, bem como há incertezas e insegurança no tocante aos campos do eSocial a serem preenchidos, visto a “novidade” dessa obrigação.
Muitas pessoas questionam de quem é a obrigação em declarar os processos trabalhistas no eSocial (contabilidade, jurídico ou departamento pessoal). A obrigação é da empresa, ou seja, caso os processos não sejam declarados ou sejam informados de forma incorreta, a empresa será responsabilizada.
Via de regra, o departamento pessoal está mais habituado a trabalhar com a ferramenta do eSocial, bem como possui acesso à Folha de Pagamento que, na maioria dos casos, dá origem ao início dos lançamentos dos processos no eSocial. O eSocial não efetua cálculos de impostos e enquadramento previdenciário, logo, entendemos que seria mais prudente o departamento pessoal efetuar o lançamento das informações, com o devido auxílio dos advogados envolvidos nas ações trabalhistas, para que as informações cheguem ao governo de forma correta.
Muitas são as dificuldades encontradas pelos contribuintes ao informar os processos trabalhistas no eSocial, e elas já começam quando as decisões são sentenciadas pelos juízes. Em muitos casos, os valores não são devidamente descriminados, o que dificulta o lançamento no evento S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista, que demanda detalhes de remuneração mensal, 13º salário, impostos, entre outros.
Outras barreiras precisam ser vencidas ao longo dessa tarefa, tais como calcular corretamente os tributos decorrentes da ação, conforme enquadramento previdenciário mensal da empresa, identificar os códigos de receita de recolhimento por competência, os quais, algumas vezes, são divergentes dos pré-determinados na própria ação judicial, bem como a data de recolhimento do DARF gerado pelo próprio eSocial, que vem sendo expedida para o dia em que o documento é confeccionado, e não para a competência seguinte ao do pagamento da ação.
